Правила ведения и хранения трудовых книжек в организации

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

  • персональные данные о работнике;
  • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
  • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
  • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
  • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Полезные статьи:

Полезные статьи:

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Какие нормативно-правовые акты регулируют порядок ведения и заполнения трудовых книжек?

Понятие и основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек даны в ст. 66 ТК РФ.

Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:

· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее — Правила);

· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция) ;

· Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н.

Дата введения в действие трудовых книжек нового образца, форма которых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, — 1 января 2004 г. (п. 2 постановления № 225).

В новом законодательстве о порядке ведения и хранения трудовых книжек прежние положения уточнены и дополнены в связи с принятием ТК РФ. Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Нужно ли книжки старого образца заменять новыми?

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (абз. 2 п. 2 постановления № 225).

Следует ли заполнять трудовые книжки старого образца по новым правилам?

Трудовые книжки старого образца надо заполнять по новым правилам. Это следует из того положения, что старые законодательные акты отменены и вступили в силу новые.

Вместе с тем остались некоторые вопросы, связанные с таким переходом. Например, если утеряна книжка старого образца, дубликат должен быть нового образца или старого? Если книжка старого образца полностью заполнена, вкладыш должен быть старого или нового образца? Представляется, что и в первом, и во втором случае необходимо заводить документы нового образца, потому, что старые просто не будут официально тиражироваться.

Каковы условия ведения трудовых книжек?

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил), т.е. существуют два условия:

1. Данная организация является для работника основным местом работы, а не местом работы по совместительству.

2. Работник проработал в этой организации свыше пяти дней.

В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Имеют ли право вести трудовые книжки работодатели — физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели?

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил). Данная норма соответствует положениям ст. 309 ТК РФ.

Документом, подтверждающим время работы у работодателя — физического лица, является письменный трудовой договор, подлежащий согласно ст. 303 ТК РФ регистрации в соответствующем муниципальном органе.

Трудовой стаж работников, работающих у работодателей — физических лиц, может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда РФ. С момента введения в действие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» время работы у работодателей — физических лиц может быть также подтверждено документами персонифицированного учета.

Индивидуальные предприниматели и до принятия ТК РФ не имели права вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Разъяснения по данному вопросу давались в ряде официальных актов Министерства труда РФ, например в письме Минтруда РФ от 4 февраля 1997 г. № 28-6.

Каковы основные требования по ведению трудовых книжек?

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными) (абз. 1 п. 1.1 Инструкции). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 11 Правил, абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

В трудовую книжку вносятся (п. 4 Правил):

· сведения о работнике;

· сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

· сведения о награждении за успехи в работе.

Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Как оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые?

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель — это организация (юридическое лицо), с которой работник заключает трудовой договор. Понятно, что само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может. Оформляет трудовую книжку представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, находящийся в должности генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица — работодателя.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Как оформить сведения о работнике?

Читайте также:  Утвердил ли Минтруд новый профстандарт для бухгалтера

Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

2. Образование, профессия, специальность.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (абз. 2 п. 2.2 Инструкции).

Что означает «надлежаще заверенные» или «надлежаще оформленные» документы?

Сама Инструкция, к сожалению, этого не поясняет, поэтому нужно использовать общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. В случае если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов.

Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-I (в ред. от 23 декабря 2003 г.). Например, в соответствии со ст. 37 Основ законодательства о нотариате в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса должностные лица органов исполнительной власти свидетельствуют верность копий документов и выписок из них. В соответствии с п. 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом РФ 19 марта 1996 г., обязанность совершать нотариальные действия возлагается решением органа исполнительной власти (или распоряжением его руководителя) на одно из должностных лиц аппарата органа исполнительной власти. То есть чтобы быть уверенным, могло ли данное должностное лицо органа исполнительной власти засвидетельствовать верность копии, необходимы номер и дата решения (распоряжения) о возложении на него такого права.

В некоторых консультациях предлагается верить и копиям документов, заверенным той организацией, в которую работник представлял подлинники документов. Как нам кажется, такие копии не считаются безукоризненными, поскольку если, например, у работника был оригинал диплома об образовании, он сможет получить его дубликат, более того, он даже заинтересован получить дубликат. Если же он не может получить дубликат в том вузе, где учился, значит, в архиве данные о таком студенте не сохранились. Это означает, что он там не учился.

Если утерян студенческий билет, он студенту восстанавливаться не будет, но вуз выдаст справку о том, что данный гражданин учился в определенный период в данном заведении.

Затруднения могут возникнуть только с восстановлением документов, подтверждающих обучение на непродолжительных курсах (до 72 часов), при которых студент не зачислялся в вуз. Что касается курсов повышения квалификации, связанных с присвоением какого-то разряда или подтверждением квалификации (например, аудиторы должны каждый год повышать квалификацию, чтобы Минфин РФ продлил им аттестат аудитора), то обычно вузы зачисляют данных обучающихся по приказу и сведения об этом сохраняются в делопроизводстве вуза длительное время.

Чтобы избежать различного рода трудностей, лучше сделать нотариально заверенные копии всех важных для вас документов.

При составлении и принятии документов желательно придерживаться требований действующих ГОСТов и технических регламентов, например, ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В любом случае из справки (или другого документа) должно быть понятно, какая организация его составила, для кого и для каких целей.

Помимо текста документ должен иметь следующие реквизиты:

· адресные данные организации (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, электронной почты);

· наименование вида документа;

· исходящий номер (индекс документа);

· адресат (кому направлен документ);

· подпись должностного лица, подписавшего документ (в состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка (фамилия и инициалы лица, подписавшего документ));

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными) (абз. 1 п. 1.1 Инструкции). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Общие правила ведения

Если работник получает рабочее место впервые, для него оформляется новый бланк книжки за счёт работодателя.

По общим правилам информация вносится в этот документ в присутствииработника. Установлены и сроки внесения необходимых записей — не более семи дней с момента подписания договора между работником и работодателем.

В документ в обязательном порядке вносятся данные о любых перемещениях работника, повышении его квалификации, приёме на вакантное место и увольнении, о поощрении, приобретении дополнительной профессии (указывается на титульном листе через запятую). Все записи вносятся не позднее семи дней с момента издания приказа! А при увольнении соответствующая отметка проставляется в документе в последний рабочий день.

После внесения любой записи работник знакомится с ней, после чего ставит подпись в личной карточке.

Читайте также:  Кто имеет право на бесплатное питание в школе?

К основным данным относят:

  • ФИО работника, дату его рождения (при внесении этой информации сотрудник кадрового отдела ориентируется на паспортные данные);
  • информацию об имеющемся у человека образовании (при внесении информации уполномоченное лицо сверяется с соответствующими документами — аттестатом, дипломом);
  • информацию по занимаемой должности с указанием профессии, квалификации, даты приёма, реквизитов соответствующего приказа, полного наименования юридического лица.

К дополнительным данным причисляют:

  • данные по срокам военной службы или работе в силовых ведомствах (информацию вносят на основании предъявленного работником военного билета);
  • данные по срокам обучения (на основании документов о повышении квалификации, прохождении курсов и тренингов);
  • данные о полученных наградах (на основании грамот и государственных наград);
  • данные о восстановлении трудового стажа (на основании предъявленных документов, подтверждающих информацию).

Им является правильно указанный номер и дата издания соответствующего приказа. Информация личного характера вписывается в трудовую на основании других подтверждающих документов, перечисленных выше (паспорт, аттестат, диплом и так далее).

Также не нужно забывать, что полная формулировка не переписывается из приказа!

Её заменяют кратким обозначением. Например, в качестве причины внесения записи вносится пометка «приём на работу». Далее вписывается номер и дата издания приказа. Приказами руководства регулируется большая часть трудовых функций работника: приём на вакантное место, увольнение, назначение награды, переводы на другие рабочие места в пределах одного предприятия, присвоение квалификации, изменение тарифа или разряда.

Также необходимо придерживаться основных правил заполнения:

  • все даты вносятся исключительно арабскими цифрами в отведённых для этого графах;
  • применяются только тёмные цвета чернил (фиолетовые, чёрные или синие);
  • используется государственный язык за исключением субъектов Федерации, в которых разрешено использовать в делопроизводстве республиканский язык;
  • слова или названия ни в коем случае не сокращаются — это запрещено инструкциями;
  • для внесения записей используется нумерация, порядок и последовательность, которые нельзя нарушать;
  • информация фиксируется не позднее семи дней с момента издания соответствующего приказа;
  • любые правки осуществляются согласно установленным правилам. На титульном листе разрешается зачёркивать только информацию, внесённую в строку ФИО или «образование». В остальных случаях положено выдавать дубликат. Ошибки во внутренних разделах документа исправляются через внесение соответствующей записи (без зачёркивания ошибочных данных);
  • в книжку обязательно добавляется вкладыш на случай, если сведения о работе не вместятся в основной бланк.

Также необходимо придерживаться основных правил заполнения:

Правила ведения

При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:

  1. Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
  2. Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
  3. Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
  4. Сокращения не допускаются.
  5. Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
  6. Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
  7. Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
  8. Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.

При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации. Когда старый работодатель был реорганизован или ликвидирован, то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

  • Приходно-расходная книга по учету бланков;
  • Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.


Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.
  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Предоставление трудовой книжки является обязательным при заключении трудового договора с работодателем, лишь за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Об этом говорится в статье 65 Трудового кодекса (ТК).

В соответствии со статьей 66 ТК и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При этом в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

В трудовой книжке не допускаются какие-либо сокращения. Записи должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

  • о времени военной службы;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся также и сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, а именно:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В соответствии с п. 38 Правил в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Читайте также:  Через сколько дней должны выплатить отпускные?

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (книга учета).

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга и книга учета движения должны быть:

  • пронумерованы;
  • прошнурованы;
  • заверены подписью руководителя организации;
  • скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет, в котором указываются сведения о:

  • наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить не полученный за время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на “Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения” при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Основные правила ведения и хранения трудовых книжек на 2020 год

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Читайте в этой статье:

  • какими конкретно законами регулируются данные требования;
  • основные положения, разберём пункты;
  • инструкция по ведению книжек работников работодателями;
  • условия хранения;
  • кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.


Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

Кто возмещает материальный ущерб при ДТП виновник или страховая компания

Возмещение ущерба при ДТП производится виновником, а если он застрахован – страховой компанией. Закон об ОСАГО облегчил жизнь автовладельцам, которые получили гарантию выплаты, если их машину ударили и повредили. Вред возмещается из фондов страховщика, которые заведомо больше, чем доходы виновника. Это избавляет виновника от долгов, а потерпевшего – от долгого ожидания.


Ответственность за причинённый в аварии урон регулируется статьями ГК и профильного закона об обязательном страховании автогражданской ответственности. Урон оценивается независимым экспертом, который приводит методику расчёта и источник цен на детали и услуги. Страховщики ущерб от столкновения считают с учётом износа деталей: износ уменьшает цену.

Хозяин аварии

Во всяком случае так посчитал Верховный суд. По мнению юристов, это давно сложившаяся практика. Если виновник аварии – водитель, скрылся, если на него не распространяется ОСАГО, если он вообще не имел права управления транспортным средством, то в случае ДТП и водитель, и собственник машины будут нести либо обоюдную, либо солидарную ответственность. В первом случае она делится пополам, во-втором – устанавливается процентное соотношение степени ответственности.

Некая Четвертакова обратилась в суд с иском к некой Митрофановой о возмещении морального вреда в результате автомобильной аварии. Дело в том, что мать Четвертаковой – Марина Дьякова – погибла под колесами машины, двигавшейся задним ходом. Этим автомобилем управлял гражданин Республики Молдова по фамилии Мисиру. Он скрылся с места происшествия и был объявлен в розыск. Но, судя по всему, розыск не помог. И поэтому свои претензии дочь погибшей обратила на собственника автомобиля.

Суд первой инстанции, а также апелляционный пришли к выводу, что раз Митрофанова не была за рулем, то она не должна отвечать за последствия аварии. Однако Верховный суд посчитал иначе.

В ходе расследования уголовного дела Митрофанова – владелец источника повышенной опасности – автомобиля, заявила, что передала его Мисиру во временное пользование с последующим возможным выкупом им машины. Однако Мисиру за машину не расплатился и она осталась в собственности у прежней хозяйки.

Более того, Мисиру не имел прав на управление автомобилем. А также он не был вписан в страховку. Суды нижних инстанций даже не изучили, на каком основании этому представителю соседнего государства были переданы документы и ключи на автомобиль.

Предположение суда первой инстанции, что на момент передачи у Мисиру было действующее водительское удостоверение, ничем не подтверждено. В общем, суды не рассматривали ответственность за передачу управления источником повышенной опасности неизвестному лицу. У которого нет даже страховки.

Суды вообще не стали устанавливать степень вины водителя и собственника автомобиля. А в таких делах это необходимо. Суд должен определить, насколько безответственность собственника автомобиля, а также беспечность его доверенного лица повлияла на создание аварийной ситуации. Это основание для распределения доли возмещения морального вреда.

Буквально сразу за этим интересным решением ВС вынес определение по другому делу. К счастью, там обошлось без погибших. Пострадала только машина. Водитель пользовался ею по доверенности, однако не был вписан в страховку. Суды первой и апелляционной инстанций посчитали, что возмещать ущерб должен именно он. Однако Верховный суд указал, что акт передачи собственником машины другому лицу права управления ею, в том числе с передачей ключей и регистрационных документов на автомобиль, подтверждает лишь волеизъявление собственника на передачу данного имущества в пользование. Он не свидетельствует о передаче права владения имуществом. Такое использование не лишает собственника имущества права владения им, а, следовательно, не освобождает от обязанности по возмещению вреда, причиненного этим источником повышенной опасности.

Напомним, ранее Верховный суд уже указывал, что если не собственник автомобиля совершил ДТП, то и не ему отвечать. Но в последнее время судебная практика изменилась.

Лев Воропаев, адвокат:

– Верховный суд РФ уже на протяжении длительного времени исходит из того, что если водитель, который виновен в ДТП, на момент аварии не имел права управления или его ответственность не была застрахована по ОСАГО, то ответственность по возмещению вреда здоровью и иного ущерба возлагается и на собственника транспортного средства, как на лицо, которое не проявило должной заботливости и осмотрительности при содержании своего имущества – автомобиля: передало его в пользование лицу, которое в силу закона не имело оснований к управлению транспортным средством и в отсутствие соответствующего договора страхования ответственности.

Собственникам транспортных средств при передаче своего имущества в пользование другим лицам стоит внимательно проверять наличие у таких граждан права управления и страхового полиса ОСАГО. А в случае продажи автомобиля, тем более иностранным гражданам, стоит забыть про такое понятие, как продажа “по доверенности” и оформлять такую продажу исключительно в соответствии с действующим законодательством. Например, при продаже в рассрочку оформлять соответствующий договор купли-продажи с рассрочкой платежа. И после заключения такой сделки стоит обратиться в ГИБДД и сообщить о переходе права собственности, чтобы не только избежать последствий, указанных выше, но и не получать штрафы с камер за нового владельца и не платить транспортный налог.

Более того, Мисиру не имел прав на управление автомобилем. А также он не был вписан в страховку. Суды нижних инстанций даже не изучили, на каком основании этому представителю соседнего государства были переданы документы и ключи на автомобиль.

Читайте также:


Обстоятельства аварии определяют, какая страховая компания выплачивает ущерб при ДТП пострадавшему. Просить о компенсации своего страховщика допустимо при соблюдении трех условий:

Добавить комментарий