Как оплачиваются выходные дни в командировке

Какие документы необходимо оформить, чтобы получить оплату выходных дней, проведенных в командировке

По новым правилам, все расходы сотрудников за время пребывания в командировке должны быть документально подтверждены, иначе работодатель не сможет учесть свои затраты на выплату суточных и компенсаций в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль. В связи с этим, наниматели стали строго относиться к предъявлению работниками квитанций, чеков, договор на оплату и прочих платежных документов.

Отдел кадров, в свою очередь, должен непременно зафиксировать факт направления сотрудника в командировку, сделав правильные отметки в табеле учета рабочего времени.

  • полное название предприятия-работодателя;
  • наименование документа, день его оформления и порядковый (регистрационный номер);
  • персональные данные начальника, руководителя структурного подразделения (если в компании имеются подразделения), главного бухгалтера;
  • личные подписи уполномоченных сотрудников;
  • персональные данные работника, который направлен в служебную поездку;
  • день и время отбытия;
  • день и время возвращения из поездки;
  • основание для оформления приказа (письменное согласие подчиненного на выполнение служебных обязанностей в выходной).

Особенности расчета оплаты командировки

Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты. Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных. Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.

Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:

Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.

В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.

Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.

Можно ли оплатить дни отправления работника в командировку или возвращения из нее в выходные дни из среднего заработка

Как говорилось выше, дни в пути, тоже относятся к командировке. Оплата по ним производится аналогично другим дням нахождения по служебной необходимости не на своем рабочем месте.

В случае когда выезд/заезд попадают в будни, оплата за них происходит по среднему заработку, в выходные по двойному окладу, учитывая положенные сотруднику премии и надбавки.

По инициативе работника, вместо оплаты в двойном размере, ему может быть предоставлен неоплачиваемый выходной в другой день, а оплата произведена по среднему заработку. В таком случае, количество часов, попадающие на выходные не имеют значения.

Например, при выезде в командировку в 23:00 воскресенья, оплата будет рассчитана по среднему заработку за 1 час и предоставлен отгул на весь будний день. При возвращении в субботу в 2 ночи, оплата будет произведена за 2 ч и предоставлен отгул на целый будний день.


Опираясь на ТК РФ, бухгалтерия предприятия должна произвести оплату сотруднику:

Читайте также:  Как заменить загранпаспорт: основания и способы

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы>
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью>
  • книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.


Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Журнал учета трудовых книжек – скачать образец заполнения

  • Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
  • Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
  • Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
  • Итоги

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Содержание журнала

В Книгу вносятся данные обо всех событиях, которые происходят с трудовыми книжками работников, например:

  • прием документа от принятого на работу сотрудника;
  • оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
  • выдача дубликата трудовой книжки, если это необходимо;
  • оформление в нее нового вкладыша в том случае, если закончились страницы;
  • выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.

Записи обо всех этих событиях вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

Как правильно заполнить журнал

Тетрадь нельзя заполнять произвольно. Форма утверждена Министерством труда и социального развития.

Книги учета трудовых книжек – это тетради для записи движения бланков.

В тетрадке имеется 13 граф. Записи вносятся, когда перемещается бланк. Кадровик должен отдельно регистрировать сам бланк и вкладыш к нему.

Таблица граф в тетради.

Номер графыСодержание
1Номер по порядку.
2, 3 и 4Отражается время, когда документ поступил в компанию.
5Полностью прописывается имя, фамилия и отчество специалиста.
6Фиксируется номер, серия основного документа и вкладыша к нему.
7Должность сотрудника, согласно штатному расписанию, утвержденному руководителем.
8Подразделение, где исполняет обязанности сотрудник.
9Номер и дата издания приказа о назначении на должность.
10Подпись кадровика, ответственного за ведение тетради.
11Сумма, которая взимается за бланк, если человек его впервые получает.
12Дата возвращения книжки при расторжении контракта. Если специалист отказывается явиться и получить документ, ставится дата отправки почтового уведомления.
13Подпись сотрудника, подтверждающая получение документа.
Читайте также:  Порядок оформления инвалидности онкобольным

Нельзя произвольно записывать информацию. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.

Ставить дату необходимо в определенной последовательности. Пример написания: 22.11.2016. Запись: 22 ноября считается неправильной.

Казалось бы, все просто, но зачастую делаются досадные ошибки.

4 ошибки при заполнении:

  • сокращается имя, фамилия и отчество работника;
  • неверно указывается структурное подразделение;
  • путаются номера основных бланков и вкладышей к ним;
  • даты вносятся произвольно.

Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.


Казалось бы, все просто, но зачастую делаются досадные ошибки.

Как правильно прошить книгу?

Новую книгу следует прошить надлежащим образом:

  • Сделать 3 отверстия по центру полей книги шилом или дыроколом. При этом важно не попасть на слова, чтобы надписи можно было прочитать.
  • Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз. Сначала нитки продеваются в крайние два отверстия с задней стороны на титульный лист, затем оба конца продевают обратно к задней стороне через центральное отверстие. Завязывается прочный узел на обратной стороне книги, концы нужно ровно обрезать, оставив 5-7 см.
  • Концы приклеить к книге, сверху на них накладывается квадрат бумаги, на котором ставится печать и подпись ответственного сотрудника. Листок наклеивается на концы и на узел. Край печати должен захватить саму книгу.

Все эти меры помогут избежать нежелательного вмешательства в прошивку книги.


Только после того как книга прошита и опломбирована, она готова к внесению в нее записей.

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Обязательные требования к оформлению:

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Читайте также:  Перечисление НДФЛ с материальной помощи в 2020 году

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»>
  • ниже указать достоверную информацию>
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Книга учёта движения трудовых книжек — назначение, нормы и ответственность работодателя в 2018

У начинающих кадровиков, а также у частных коммерсантов, набирающих в свой штат работников, зачастую возникают вопросы: обязательно ли вести учёт трудовых книжек специалистов, как это правильно сделать, нужен ли вообще регистр учёта и ещё множество вопросов, касающихся кадрового документооборота. Сегодня рассмотрим вопрос о документе, с которого начинается фиксация трудовой книжки каждого специалиста в штатном делопроизводстве предприятия, — о так называемом журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.


У начинающих кадровиков, а также у частных коммерсантов, набирающих в свой штат работников, зачастую возникают вопросы: обязательно ли вести учёт трудовых книжек специалистов, как это правильно сделать, нужен ли вообще регистр учёта и ещё множество вопросов, касающихся кадрового документооборота. Сегодня рассмотрим вопрос о документе, с которого начинается фиксация трудовой книжки каждого специалиста в штатном делопроизводстве предприятия, — о так называемом журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Руководство по ведению журнала учета трудовых книжек

Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству. Следовательно, нанимателю необходимо знать порядок заполнения книги учета.


Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству. Следовательно, нанимателю необходимо знать порядок заполнения книги учета.

Добавить комментарий