Компенсация расходов на оплату услуг мобильной связи

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Документ

Содержание

Приказ руководителя учреждения

Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

Должностная инструкция работника

Обоснование использования сотовой связи

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

Страховые взносы.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

Налог на прибыль

Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.

Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;

копией счета оператора связи;

детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).

Бухгалтерский учет

Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;

с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;

с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

1) начислены расходы на оплату услуг связи:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

2) оплачены услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

Читайте также:  Пенсия по инвалидности и по старости одновременно в 2021

На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) отражен доход:

– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

2) удержана сумма из заработной платы работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

а) выдана из кассы учреждения:

– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счет за оказанные услуги;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

  • счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

  • должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
  • трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
  • детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

  • телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
  • работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

  • в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
  • если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Читайте также:  Как определяется чистая прибыль предприятия

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

  • утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
  • принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

Компенсация расходов на сотовую связь

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Налоговый кодекс РФ
  2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
  3. Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
  4. Письма Минфина РФ:
  • от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378
  • от 19.01.2009 № 03-03-07/2,
  • от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350,
  • от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15
  • от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178
  • от 20.04.2015 № 03-04-06/22274

5. Постановления ФАС

  • МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10,
  • МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2,
  • ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07
  • СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006;
  • МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Поделиться в социальных сетях

Добрый день.
Как с юридической стороны выглядит то, что работодатель принудительно заставляет работников перейти на корпоративный тариф определенного оператора. При этом работник должен/обязан активно пользоваться данной сотовой связью и полностью за нее платить.

Компенсация мобильной связи работникам

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

  1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
  2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
  3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
  4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

  1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
  2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
  3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
  4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

  • налогом на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ);
  • страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097).

Бухгалтерский учет

Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности

ОперацияДебетКредит
Заключен договор с поставщиком услуг
Получен акт об оказании услуг сотовым оператором26, 4460, 76
Оплачены услуги поставщику60, 7651
Выплачивается возмещение работнику использования связи в служебных целях
Начислена компенсационная выплата работнику за служебные телефонные переговоры26, 4473
Выплачена компенсация расходов на сотовую связь работнику7350, 51

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные затраты на услуги мобильных операторов включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При отсутствии подтверждения оплаты телефонных переговоров в служебных целях учесть затраты на сотовую связь нельзя.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

  • за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
  • амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Предприятие имеет право

Работник имеет право

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа

Что должно быть прописано

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

  • заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
  • заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

  • Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
  • некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

  • НДФЛ;
  • взносами на обязательное медицинское страхование;
  • взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

Возмещение расходов на мобильную связь сотруднику — это компенсация затрат, которые образовались из-за использования работником сотового телефона во время исполнения им трудовых обязанностей.

  • Сокращать ли рабочий день 5 марта
  • Для работодателей установят новую обязанность по размещению вакансий
  • Как и где хранится трудовая книжка работника
  • Как вернуть НДФЛ с платы за обучение
  • Основы делопроизводства: как сокращенно пишется «исполняющий обязанности»

Нормативная база

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

  • денежная компенсация сотовой связи сотрудникам: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
  • возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если необходимость компенсации возникла после подписания трудового договора.

Документы, подтверждающие расходы

  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве №16-15/ [email protected] от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма №03-03-04/3/15 от 27.07.2006, №03-03-06/1/350 от 05.06.2008, №03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильную связь, детализация не является обязательной бумагой (постановление ФАС МО №КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ №345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО №КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).

А вот компенсация услуг связи генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу №А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации №Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, — нет, недостаточно. Компенсацию использования личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письма Минфина №03-04-06-01/138 от 17.06.2009, №03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития №550-19 от 12.03.2010, №1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Приказ

Инструкция, как составить приказ о назначении компенсации за использование личного компьютера и интернета сотрудника, за услуги мобильного оператора:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

НДФЛ и взносы с компенсации

Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику (письмо Минфина №03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, необоснованные экономически, не принимаются к учету. Основные проводки в таблице:

ДТ 26, 44 КТ 60, 76

Регистрация акта об оказании мобильных услуг

Оплачены услуги мобильному оператору

Начислено возмещение служащему

Выплачена компенсация работнику

А вот как отражается компенсация использования мобильных телефонов в бюджетном учреждении (указания №65н от 01.07.2013, инструкция №174н от 16.12.2010):

  1. ДТ 0 109 00 212 КТ 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н).
  2. ДТ 0 302 12 830 КТ 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н).
  3. ДТ 0 302 12 830 КТ 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).

Подробнее о бухучете компенсаций за мобильную связь узнаете в инструкции от КонсультантПлюс. Эксперты разобрали не только, какими проводками отразить, но и как платить НДФЛ и страховые взносы. Вот бесплатный доступ к инструкции.

Как оформить компенсацию за стационарный телефон

1. Кто может получать компенсацию по оплате стационарного телефона?

Компенсация по оплате за телефон назначается тем, кто проживает в Москве по месту жительства, является абонентом стационарного телефона и относится к одной из следующих категорий:

  • труженики тыла;
  • ветераны труда или ветераны военной службы (в том числе ветераны труда и ветераны военной службы предпенсионного возраста — 55 лет для женщин и 60 лет для мужчин, получившие статус в целях предоставления дополнительных мер социальной поддержки);
  • реабилитированные лица;
  • инвалиды Великой Отечественной войны, инвалиды боевых действий и приравненные к ним лица;
  • участники Великой Отечественной войны, а также некоторые категории военнослужащих, в том числе уволенных в запас (отставку) и лиц рядового и начальствующего состава органов внутренних дел и органов государственной безопасности;
  • лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»;
  • лица, награжденные медалью «За оборону Москвы»;
  • инвалиды 1-й группы по зрению (или имеющие III степень ограничения способности к трудовой деятельности);
  • неработающие пенсионеры, на иждивении которых есть дети в возрасте до 18 лет;
  • одинокие пенсионеры (женщины старше 55 лет и мужчины старше 60 лет), семьи, состоящие только из пенсионеров (женщины старше 55 лет и мужчины старше 60 лет)
  • граждане, достигшие возраста 55 лет для женщин и 60 лет для мужчин, которым присвоено звание «Ветеран труда» или звание «Ветеран военной службы», и получившие льготу в целях предоставления дополнительных мер социальной поддержки.

Актуальный размер компенсации вы можете узнать на сайте Департамента труда и социальной защиты города Москвы.

2. Как оформить компенсацию, если я одинокий пенсионер или в моей семье только пенсионеры?

Вы можете оформить компенсацию по оплате за телефон в случае, если вы проживаете по месту жительства в Москве, являетесь абонентом стационарного телефона и являетесь одиноким пенсионером (женщины старше 55 лет и мужчины старше 60 лет), либо ваша семья состоит только из пенсионеров (женщины старше 55 лет и мужчины старше 60 лет).

Для оформления компенсации на оплату стационарного телефона вам понадобятся:

  • заявление на назначение ежемесячной денежной компенсации на оплату услуг местной телефонной связи (не требуется для подачи документов онлайн);
  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность и подтверждающий место жительства в г. Москве;
  • пенсионное удостоверение либо иной документ, подтверждающий факт получения пенсии или пожизненного содержания (в случае получения пенсии не в отделении Пенсионного фонда Российской Федерации по Москве и Московской области);
  • сведения (справка) оператора связи о наличии договора на предоставление абонентского номера (если вы не абонент МГТС);
  • единый жилищный документ или копия финансово-лицевого счета (понадобится, если в отношении дома, в котором находится жилое помещение, начисление платежей за ЖКУ и регистрационный учет по месту жительства и пребывания ведет не ГБУ МФЦ).

Подать заявление на оформление компенсации можно:

  • в одном из центров госуслуг «Мои документы»;
  • на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

3. Как оформить компенсацию другим категориям льготников?

Вы можете оформить компенсацию по оплате за телефон, если проживаете по месту жительства в Москве, являетесь абонентом стационарного телефона и относитесь к одной из следующих категорий:

  • труженики тыла;
  • ветераны труда или ветераны военной службы (в том числе ветераны труда и ветераны военной службы предпенсионного возраста — 55 лет для женщин и 60 лет для мужчин, получившие статус в целях предоставления дополнительных мер социальной поддержки);
  • реабилитированные лица;
  • инвалиды Великой Отечественной войны, инвалиды боевых действий и приравненные к ним лица;
  • участники Великой Отечественной войны, а также некоторые категории военнослужащих, в том числе уволенных в запас (отставку) и лиц рядового и начальствующего состава органов внутренних дел и органов государственной безопасности;
  • лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»;
  • лица, награжденные медалью «За оборону Москвы»;
  • ветераны труда и ветераны военной службы, в том числе предпенсионного возраста (55 лет для женщин и 60 лет для мужчин);
  • инвалиды I группы по зрению;
  • неработающие пенсионеры, на иждивении которых есть дети в возрасте до 18 лет.

Для оформления ежемесячной компенсации на оплату услуг местной телефонной связи вам понадобятся:

  • заявление на назначение ежемесячной денежной компенсации на оплату услуг местной телефонной связи (не требуется для подачи документов онлайн);
  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность и подтверждающий место жительства в городе Москве;
  • пенсионное удостоверение либо иной документ, подтверждающий факт получения пенсии или пожизненного содержания (в случае получения пенсии не в отделении Пенсионного фонда Российской Федерации по Москве и Московской области);
  • пенсионное удостоверение либо иной документ, подтверждающий факт получения пенсии или пожизненного содержания (в случае обращения ветерана труда из числа граждан, получающих страховую пенсию либо получающих пенсию по другим основаниям или пожизненное содержание и достигшие возраста, дающего право на назначение страховой пенсии по старости;
  • сведения (справка) оператора связи о наличии договора на предоставление абонентского номера (для абонентов оператора телефонной сети, кроме МГТС).

Также вам понадобится один из документов, подтверждающих право на льготы (в случае выдачи документа не управлением социальной защиты населения города Москвы либо в случае, если документ не представлялся ранее вами в управление социальной защиты населения Москвы):

  • удостоверение ветерана военной службы;
  • удостоверение ветерана Великой Отечественной войны;
  • удостоверение ветерана Великой Отечественной войны (труженика тыла);
  • удостоверение ветерана труда;
  • свидетельство о праве на льготы реабилитированным лицам либо справка о реабилитации;
  • свидетельство о праве на льготы лицам, признанным пострадавшими от политических репрессий, либо справка о признании пострадавшим от политических репрессий;
  • удостоверение инвалида Великой Отечественной войны либо удостоверение инвалида о праве на льготы;
  • удостоверение к знаку «Жителю блокадного Ленинграда»;
  • удостоверение к медали «За оборону Москвы»;
  • справка об установлении инвалидности I группы по зрению;
  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности обратившегося, заверенные в установленном порядке;
  • свидетельство о рождении ребенка.

Подать заявление на оформление компенсации можно:

Оцените статью
Добавить комментарий