Почтовая квитанция подтвердит отправку декларации

Отправка декларации в налоговую по почте

Уехала в отпуск к родителям в деревню. Подошло время сдавать отчетность по доходам в налоговую, но ехать для этого в город нет возможности, да и с интернетом дела обстоят не так хорошо, как хотелось бы. Единственный вариант – отправка документов по почте. В этой статье я в подробностях опишу процесс отправки и составления отчетов. Одновременно отвечу на вопросы, как:

  • Основные варианты подачи отчетности по доходам;
  • Требования к официальной декларации;
  • Отправка налоговой по почте;
  • Правила составления описи;
  • Нарушение сроков отправки.

Варианты подачи отчетов

Современным законодательством установлено несколько вариантов передачи декларации:

  1. В электронном варианте через специальные порталы и коммуникационные интернет каналы.
  2. Лично или через почту в виде на обычном бумажном носителе.

Выбор того или иного варианта не является свободным. Например, предприятие или компания с количеством сотрудников выше 100 человек, и являющееся крупным налогоплательщиком, обязано сдавать отчеты исключительно в электронном варианте.

Небольшим организациям и физическим лицам позволено сдавать отчеты в бумажном варианте – лично или через почту, разрешается использовать электронный вариант.

Данные правила прописаны в положении п. 3 и абзаца 1 п. 4 ст. 80 современного Налогового кодекса РФ!

Требования к оформлению бумажной декларации

Все принятые на данный момент формы налоговых отчетов полностью приспособлены для удобного и быстрого считывания информации. Данный процесс осуществляется при помощи сканеров. Именно по этой причине к бланкам, на которых заполняются данные о доходах, предъявляются особые требования:

  • Форма должна быть нанесена на листе А4;
  • Ширина полей на бумаге не должна превышать разрешенные границы – левое поле от 5 до 30 мм, края правый и нижний – от 5 мм;
  • Сведения прописывается строго с одной стороны бумаги;
  • Основной текст печатается черным шрифтом, используется категория шрифта Times New Roman, а также Arial;
  • Размер букв должен быть равен 10-11 для названий и 9 для основного текста. Также устанавливается одинарный интервал между строк;
  • На листе бумаги должен присутствовать специальный штрих-код.

Данные требования установлены стандартом, предъявляемом к форме документов. Он утвержден приказом ФНС России No ММВ-7-17/535!

Если компания или ИП сдают отчет по доходам на бумаге, скопированным на специальной технике, данные правила и требования нужно соблюдать обязательно.

Сроки сдачи отчетности

Существует несколько вариантов отчетов. Самыми распространенными вариантами выступают:

  • Единая упрощенная форма декларации по деятельности неработающей фирмы;
  • Специальная итоговая декларация по кварталу;
  • Стандартный отчет за отработанный год.

Все варианты отчетов сдаются строго по месту расположения компании или по адресу проживания человека. Главное соблюдать дату. Сдача должна быть осуществлена не позже 20-ого числа того месяца, который идет сразу за отчетным кварталом, полугодием или годом.

Если документ отправляется по почте, точным временем предоставления будет являться дата отправки письма и вложенной описи!

Варианты отправки через почту

Субъект самостоятельно выбирает, каким образом ему отправить отчет. Главным условием является то, что, если выбирается почтовое отделение, обязательно должна прилагаться опись. Принимая решение действовать через почту, налогоплательщик должен выбрать один из вариантов – ценное, заказное или обычное письмо. Каждый вариант следует рассмотреть более подробно.

Обычная отправка

Это самый дешевый метод передачи отчетности. Заплатить придется только за конверт и за небольшой вес. Недостатком данного варианта считается то, что на конверт не ставится официальный штемпель. То есть отправление не регистрируется, и при утере нельзя что-то доказать.

Заказное письмо

Это еще один более-менее дешевый метод отправки декларации. Отправителю выдается квитанция, которую можно будет использовать в качестве доказательства при утере. Если же отправитель потеряет квитанцию, факт отправки отчета и дату доказать будет достаточно сложно. Опись здесь составляет сам отправитель. Никаких официальных штемпелей не ставится. Это также может стать проблемой при утере бумаг.

Ценное письмо

Еще один вариант регистрируемого отправления. Если документы потеряются, отправитель сможет назначить письму цену. Эта сумма будет выплачена, если письмо не получится найти. Преимуществом является тот факт, что опись составляет сотрудник отделения.

Информация прописывается на бланке и проставляется штемпель. В ценном письме сама опись будет выступать подтверждением пересылки и даты проведения операции. Чтобы еще больше защитить письмо, можно использовать специальное уведомление о факте вручения.

На основании всего сказанного выше можно сделать заключение, что:

Декларацию в налоговую рекомендуется отправлять в виде ценного письма с обязательным уведомлением о получении!

Нарушение способа предоставления отчетности

Если отчетное лицо неправильно отправляет декларацию или не предоставляет необходимые документы, он столкнется с налоговой ответственностью. Вот основные штрафные санкции:

  1. 200 рублей за нарушение сроков подачи отчетности.
  2. 200 рублей за отсутствующий дополнительный документ.
  3. От 300 до 500 рублей за несвоевременную отправку отчета по официальному заявлению налоговой.

Во избежание подобных штрафных начислений, требуется отслеживать отправку отчетности по выданному на почте штемпелю.

Декларация будет считаться своевременно отправленной, если пересылка была осуществлена почтой за 24 часа до положенного крайнего дня сдачи!

При возникновении проблем, связанных с нарушением сроков и выписанном штрафе, можно обратиться в суд. Если налогоплательщик уверен в том, что он не нарушал сроки, потребуется предъявить почтовую квитанцию. Если в ней будет обозначена дата отправки, минимум, за сутки до положенной даты, штраф автоматически снимается.

Получается подобная квитанция без проблем. Если отправляется ценное или заказное письмо, оно обязательно регистрируется и выдается специальный квиток. Кроме того, при оформлении ценного письма, почтовый сотрудник с адресата берет расписку, что письмо получено.

Опись вложения

Если декларация переправляется по почте, должна присутствовать специальная опись вложения. Это прописано в абзацах 1 и 3 п. 4 ст. 80 НК!

Существует несколько правил, как правильно составлять опись:

  1. Прописывать информацию нужно на фирменном бланке.
  2. Вверху пишется полное наименование компании или имя предпринимателя, а также коды КПП, ИНН, ОГРН, официальные реквизиты банка и юридический адрес.
  3. В средней части пишется название бумаги, то есть Опись вложения.
  4. Далее списком пишутся все декларации и документы, вложенные в заказное письмо.
  5. После перечня ставят свои подписи ответственные и руководящие лица.

Подобный вариант описи подходит для предприятий. Если декларация сдается физическим лицом, можно использовать стандартные бланки, оформленные по форме 107. Получить образец такого бланка можно на самой почте.

Бумага с описью должна быть сформирована в двух экземплярах. Один вкладывается в конверт с декларацией. Второй отправитель сохраняет у себя. К нему нужно приложить квитанцию, что письмо отправлено и оформлено специальное уведомление с почтовым штампом.

Как налоговики используют особенности отправки почтовой корреспонденции

В отношениях между налоговым органом и налогоплательщиком зачастую фигурирует почтовая служба. В частности, компания по почте может отправить налоговую декларацию (п. 4 ст. 80 НК РФ) или заявление о постановке на учет (п. 5.1 ст. 84 НК РФ). От налоговиков в почтовом ящике можно обнаружить налоговое уведомление (п. 6 ст. 69, п. 4 ст. 52 НК РФ), решение о взыскании недоимки (п. 3 ст. 46 НК РФ) и другие документы. И зачастую технические нюансы работы почты инспекторы используют в качестве дополнительного доказательства в споре с налогоплательщиком.

Как налоговики доказывают дату, когда они отправляли почту в адрес компании

Согласно пункту 3 статьи 46 НК РФ, контролеры могут подать заявление в суд только в течение шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате налога. Если они такой срок пропустят и не заявят ходатайство о его восстановлении, то потеряют шанс пополнить бюджет. Чтобы сохранить возможность взыскать налог через суд, налоговики могут пойти на хитрость.

Так, в одном из дел срок исполнения требования об уплате недоимки истек 13 февраля 2010 года. Следовательно, 13 августа 2010 года – это последний день, когда налоговики были вправе обратиться в суд с заявлением о ее взыскании. Но, согласно штемпелю отделения связи, заявление инспекторы сдали на почту только 14 августа. В суде налоговики это отрицали. В подтверждение своих доводов они сослались на письмо заместителя начальника почтамта, согласно которому 13 августа 2010 года в адрес арбитражного суда направлена бандероль весом 1,298 кг.

Однако суд указал следующее. Согласно абзацу 2 пункта 32 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221 (далее – Правила № 221), при приеме почтового отправления отправителю выдается квитанция. Бланк такой квитанции по форме № 1 по ОКУД 0752003 утвержден приказом Минфина от 29.12.2000 № 124н. В нем установлено, что дата принятия почтового отправления указывается на лицевой стороне именно этого документа.

Таким образом, документом, который подтверждает дату отправки корреспонденции, может являться только квитанция с оттиском клише ККМ или квитанция, заполненная вручную.

В результате суд решил, что налоговики пропустили срок для взыскания задолженности (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 09.03.11 № Ф03-579/2011). В аналогичном споре Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа также поддержал налогоплательщика (постановление от 11.05.10 № А32-3171/2008-58/35).

Однако, если компания пытается доказать неполучение от инспекторов корреспонденции письмом начальника почтамта, то суды, как правило, ее поддерживают (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.09.07 № А05-2916/2007).

Отправку требования инспекторы часто не могут подтвердить уведомлением

Согласно пункту 6 статьи 69 НК РФ, если инспекторы не имеют возможности вручить требование об уплате налога компании лично, то они могут отправить его по почте только заказным письмом.

Однако часто факт направления письма налоговики подтверждают в суде только реестром почтовых отправлений. Причем без квитанций (уведомлений) о вручении письма. В большинстве случаев это бывает вызвано утерей или неполучением с почты квитанции от заказного письма.

Суды при отсутствии уведомления считают отправления простыми, а порядок уведомления налогоплательщика – нарушенным (постановления федеральных арбитражных судов Уральского от 12.07.10 № Ф09-5181/10-С3, Поволжского от 03.02.04 № А57-12285/02-28 округов). Причем даже в том случае, если контролеры предоставят в суде информацию с официального сайта ФГУП «Почта России» о том, что компания письмо получала (постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от 03.03.10 № А19-15853/09, Северо-Кавказского от 28.06.10 № А53-16074/09 округов).

Письмо для ИП от налоговиков почтальон часто оставляет в почтовом ящике или вручает его родственнику

Так как ИП регистрируется, как правило, в жилом доме или квартире, отправка почты для него имеет свои нюансы. На практике случается так, что ИП писем от налоговиков не получает.

Заказное письмо почтальон оставляет в почтовом ящике. В этом случае налоговики считают, что они отправили заказное письмо и что это ошибка почты.

Но, по мнению судов, в такой ситуации корреспонденция считается доставленной простым письмом, а не заказным. Следовательно, ее получение адресатом налоговики не обеспечили (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.07 № А76-13059/06-35-591, оставлено в силе постановлением ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-4624/07-С3). К аналогичному выводу пришел ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 24.02.11 № А19-10453/10.

Письмо вручено родственнику ИП. Такое случается, если сам ИП уже давно по адресу регистрации не проживает или ему никто не передал письмо.

Существует мнение, что из пунктов 45 и 46 Правил № 221 следует, что адресат и его законный представитель имеют одинаковые права и обязанности. В Рекомендациях Научно-Консультативного совета (принятых 28.02.08) Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа высказал мнение о том, что уведомление о вручении корреспонденции родственникам физлица следует считать допустимым доказательством его надлежащего извещения.

Однако этот вывод не является однозначным. К примеру, в конкретном споре предпринимателя с налоговиками суд указал, что вручение требования о представлении документов родственнику ИП не является надлежащим вручением (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.02.08 № Ф04-772/2008(197-А27-23)).

Акт проверки инспекторы направляют по почте, даже если общество не уклонялось от его получения

Согласно пункту 5 статьи 100 НК РФ, контролеры обязаны вручить налогоплательщику или его представителю акт проверки в течение пяти дней с указанной в нем даты. В случае уклонения от получения этот факт отражается в самом акте. Зачастую налоговики направляют акт по почте, не имея доказательств, что компания уклонялась от его получения лично.

Некоторые суды считают, что такие действия допустимы. Якобы в пункте 5 статьи 100 НК РФ предусмотрено два самостоятельных способа направления акта – вручение или направление по почте. Поэтому отсутствие доказательств уклонения не является основанием для отмены решения инспекции (Рекомендации Научно-Консультативного совета от 14.10.10 ФАС Волго-Вятского округа).

Однако чаще встречается иное мнение. Суды считают, что если у налоговиков нет доказательств уклонения от получения акта, то отправка почтой нарушает процедуру рассмотрения материалов проверки, и отменяют решения инспекции (постановления ФАС Московского от 23.11.10 № КА-А40/14436-10, Поволжского от 17.12.09 № А55-5813/2009, Уральского от 24.01.11 № Ф09-10932/10-С2 округов).

Иногда письмо вручают сотруднику другого общества, находящегося по одному адресу с обществом. Или охраннику без доверенности (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.05 № А19-4088/05-15-Ф02-5067/05-С1).

В такой ситуации суды заявляют, что данное лицо не имело полномочий на получение корреспонденции от имени налогоплательщика. Следовательно, факт намеренного уклонения от получения писем не доказан и привлечение налогоплательщика к ответственности по статье 126 НК РФ неправомерно (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 23.06.08 № Ф09-10715/07-С2). Аналогичное мнение высказано в постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.01.11 № Ф09-10932/10-С2.

По весу конверта можно определить, отправляли налоговики акт проверки или нет

На практике встречаются случаи, когда налоговики направляют обществу одни документы, а заявляют, что отправили другие. И в доказательство этому прикладывают квитанции о почтовом отправлении. Так, в одном из дел суд отменил решение контролеров, признав, что до его вынесения инспекция не направила обществу акт проверки.

В этом деле налоговики предоставили в качестве доказательства отправки реестр почтовых отправлений и квитанцию. Но из квитанции следовало, что за отправку письма уплачено 18 рублей. По такому тарифу можно переслать заказное письмо весом не более 20 граммов. Минимальная масса одного листа формата А4 составляет 3,555 грамма. То есть письмо весом 20 граммов может состоять не более чем из пяти листов формата А4. В то время как акт проверки содержал 30 листов (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.02.11 № А65-5911/10).

Письмо направляют только по юрадресу, когда инспекция знает фактический адрес налогоплательщика

Не редкой является ситуация, когда налогоплательщик фактически не находится по своему юрадресу. В таких случаях компания просит инспекцию направлять корреспонденцию по фактическому местонахождению. Но налоговики просьбы игнорируют и отправляют письма по юрадресу.

Суды указывают, что если инспекторы знают фактический адрес, то по нему они и должны отправлять документы (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 05.08.09 № КА-А40/7347-09 и от 10.02.09 № КА-А40/12874-08).

На практике был случай, когда компания уведомила инспекцию о закрытии обособленного подразделения. Но контролеры прислали акт проверки и уведомление о рассмотрении материалов по адресу этого подразделения. Доказательства вручения документов по юридическому адресу налоговики представить не смогли. В результате суд решил, что инспекторы ненадлежащим образом уведомили общество (определение ВАС РФ от 14.09.10 № ВАС-12271/10).

Но существует и противоположное решение. Так, Федеральный арбитражный суд Московского округа отметил, что если отправленный налоговиками акт по проверке вернулся им обратно с пометкой «данная организация по указанному адресу не значится», то это никоим образом не нарушает прав компании (постановление от 17.07.09 № КА-А40/6466-09).

Если компания ошибается в почтовом индексе, то налоговики заявляют, что письмо до них так и не дошло

Иногда случается так, что при отправке декларации по почте компания не указывает индекс налогового органа, в который нужно направить отчетность. Или указывает его неверно. В таких случаях инспекции заявляют, что компания не обеспечила получение декларации налоговым органом.

Однако, согласно Правилам № 221, почтовый индекс – это реквизит соответствующего отделения почтовой связи. Ошибка в его указании либо полное отсутствие при наличии остального правильного почтового адреса позволяет однозначно идентифицировать конечное назначение.

Читайте также:  Как получить гражданство Испании гражданину России

Следовательно, обязанность налогоплательщика по представлению декларации считается своевременно исполненной (постановления Восточно-Сибирского округа от 20.02.08 № А19-14406/07-30-Ф02-307/08, от 31.01.08 № А19-14408/07-52-Ф02-5/08).

Какие ошибки в описи, по мнению налоговиков, не подтверждают факт отправки декларации

Налоговая декларация может быть подана в инспекцию по почте. Согласно пункту 4 статьи 80 НК РФ, такое почтовое отправление должно иметь опись вложения. Если налоговики видят в оформлении описи какие-либо недостатки, то пытаются обвинить в нарушении порядка представления декларации.

Так, в одном из случаев налоговикам не понравилось, что на описи вложения отсутствовала подпись почтового работника. Однако Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что отсутствие подписи – это нарушение работника почтовой связи, а не компании. Кроме того, на листе описи вложения был оттиск штампа объекта почтовой связи. Также отправка декларации в инспекцию подтверждалась почтовой квитанцией на оплату услуг почтовой связи с отправкой бандероли (постановление от 12.09.08 № КА-А40/8626-08).

В другом деле контролеры заявили, что на описи вложения в заказное письмо отсутствует календарный штемпель. Компания в суде указала, что форма описи не утверждена, поэтому отсутствие штемпеля не является грубым нарушением. Тем более что налогоплательщик представил квитанцию об отправке. В результате суд пришел к выводу, что компания подтвердила факт отправки декларации (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 01.09.08 № КА-А40/8086-08).

Еще один довод – отделение почтовой связи могло ошибиться в дате проставления календарного штемпеля. В этом случае, по мнению Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа, дату отправки декларации можно определить по почтовой квитанции и реестру налоговой отчетности (постановление от 10.09.07 № Ф04-6097/2007(37903-А81-34)).

В другом деле суд вовсе указал, что для подтверждения отправки декларации подойдет копия описи ценного письма без квитанции (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.10 № КА-А40/1035-10).

За последние пять лет, по сути, ничего не изменилось. Практика показывает, что, несмотря на введение электронного документооборота, и компании, и налогоплательщики продолжают пользоваться услугами почтовой связи.

По каким причинам отправленное письмо может вернуться обратно компании

Согласно пункту 36 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221, почтовое отправление или почтовый перевод возвращается по обратному адресу в следующих случаях:

по заявлению отправителя; при отказе адресата (его законного представителя) от его получения; при отсутствии адресата по указанному адресу; при невозможности прочтения адреса адресата; при иных обстоятельствах, исключающих возможность выполнения оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи.

Как отправить отчетность в налоговую по почте: какой датой будет приняты документы, как подтвердить сроки

В НК закреплено несколько способов, при помощи которых подготовленный отчет можно доставить в налоговый орган. Один из них является использование услуг почтовой связи. Однако воспользоваться им могут не все субъекты бизнеса, поскольку для некоторых форм установлены ограничения по способу их передачи. Но когда можно это сделать, необходимо точно знать как отправить декларацию в налоговую по почте.

Чем отличаются виды сдачи отчетности: через интернет, лично, по почте

Установлено, что отчет можно подать один из трех способов — при личной явке, при использовании почтового отправления или используя сеть интернет.

Для больших компаний установлено, что им запрещается передавать отчетность по почте в налоговую. Для таких субъектов доступна только сдача отчетности через интернет.

При численности работающих до 25 сотрудников допускается производить сдачу на бумаге. Отчет нужно составить в двух копиях, одна из них остается в налоговой, а вторая с отметкой о получении возвращается назад.

Иногда могут попросить предоставить отчет в виде файла в специальном формате. Главным плюсом такого способа является проверка документа на месте и выявление в нем ошибок. Однако в отчетные периоды в ФНС собираются внушительные очереди, поэтому прождать в ней можно ни один час.

Отправлять почтой также могут только субъекты с небольшой численностью сотрудников. Распечатанный отчет вкладывается в конверт, добавлять накопитель с электронной версией нет нужды. Многие сомневаются, каким письмом отправлять отчетность в налоговую.

Ответ простой — только с описанным вложением. Сам формат письма можно выбрать любой, но для надежности рекомендуется производить отправку с использованием заказного отправления с уведомлением о получении. Отчет посчитают сданным, даже когда в нем найдут ошибки, однако субъекту будет отправлен запрос на их устранение.

Сдать отчет в налоговую через интернет является сейчас самым простым и распространенным способом. Им может воспользоваться любой субъект бизнеса, но предварительно нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Также нужно выбрать — отправлять отчеты самому, но нужно будет заключить договор со спецоператором связи, либо обратиться в посредническую организацию.

Обобщим все особенности разных способов отправки писем в таблице:

КритерийЛичноПри помощи почтыЧерез интернет
Кто может сдавать?Субъекты численностью до 25 человекСубъекты численностью до 25 человекВсе
Сколько экземпляров отчета составляется?Два, один остается у субъекта с отметкой о полученииОдинОдин
Что служит подтверждением?Отметка на втором экземпляре отчетаКвитанция почты и опись вложенияЭлектронная квитанция системы
Нужен ли электронный файл?Не обязателен, но инспектор может попросить его предоставитьНетУже сдается в электронном виде
Когда субъект узнает об ошибках?Сразу при проверке отчета инспекторомПосле получения письменного ответа из ФНССразу при получении электронного протокола
Требуется ли доверенность?Да, если отчет подает доверенное лицоДа, если отчет отправляет доверенное лицоНужна электронная доверенность, если отчет отправляется от лица другой организации или физлица
Как сдать отчеты в разные ФНС?Необходимо поехать в них физически, и там подать отчет инспекторуИз одного почтового отделения можно отправить отчеты по разным адресамС одного компьютера, но нужно настроить отправку в разные ФНС

В какой срок примут отчет

Действующие нормативные акты указывают, что днем, в какой была выслана налоговая декларация по почте, признается дата, указанная на квитанции, полученной при отправке, либо отмеченная на описи вложения.

При этом не позже дня, идущего после поступления бланка декларации по почте, его требуется зарегистрировать в специализированной программном комплексе. Если же в данном налоговом органе не предусмотрена электронная фиксация, но его необходимо зарегистрировать в отдельном журнале учета поступающей корреспонденции, где ему присваивается уникальный номер.

Необходимо ли отправлять магнитный носитель информации?

Если отправитель принял решение отправить декларацию по почте, то в конверт он должен запаковать только заполненный бланк в одном экземпляре. Дополнительно вкладывать туда диск, дискету или флэш-накопитель с файлом в специальном формате нет нужды.

Какой тип письма использовать

Субъект самостоятельно выбирать способ, как отправить отчетность в налоговую по почте. В качестве обязательного условия закреплено, что на такое письмо должна быть составлена опись его вложения.

А отправку можно производить одним из следующих вариантов:

  • При помощи обычного письма. Это наиболее доступный способ отправки корреспонденции. Оплата почтовых услуг производится за конверт, а также за вес отправления. Опись должна быть составлена на бланке компании в произвольном виде. Однако чаще всего работник почтовой службы отказывается ее визировать. Это происходит потому, что простое письмо никак не фиксируется, и в случае его потери при пересылке будет нельзя подтвердить сам факт отправки.
  • При помощи заказного письма. Это наиболее доступная возможность отправить регистрируемое письмо. При его передаче к пересылке работнику передается квитанция, которая будет служить доказательством отправки письма при потере конверта. Опись отправитель составляет самостоятельно, однако работник почты штамп на ней не ставит. Это значит, что факт отправления письма можно подтвердить при предъявлении квитанции, однако нельзя будет доказать что именно находилось в нем. Если же квитанция потеряна, то подтвердить отправку будет довольно сложно. Письмо допустимо отправлять с уведомлением о получении.
  • При помощи ценного письма. Такое письмо также относится к категории регистрируемых. Но на него можно назначить «цену», какая при его потере будет выдана отправителю. В качестве подтверждения содержимого почтовый работник оформляет опись вложения на своем бланке, проставляет там штемпель и один экземпляр передает отправителю. Опись в данном случае может также выступать как подтверждение отсылки декларации в ФНС. С данным письмом также допустимо применять уведомление о получении.

Скачать образец описи вложения

Скачать образец описи вложения для отправки отчетности в формате Word.

Опись вложения в ценное письмо почта России скачать бланк word (стандартная форма ф. 107).

Как правильно составить опись вложения

В НК установлено требование, что если доставка декларации производится путем почтового отправления, то в конверт обязательно должна вкладываться опись его содержимого. Но если отправление производится простым либо заказным письмом, опись необходимо оформлять самому на бланке организации.

Однако в этом есть один нюанс. Как правило, на такого рода описях почтовые работники не хотят ставить штемпели, подтверждая это тем, что они не могут отвечать за содержимое таких отправлений. Поэтому, в данной ситуации на описи обязательно должны будут присутствовать подписи директора и главного бухгалтера.

Если квитанция об отправке из-за чего-то будет утеряна, то одной только описью подтвердить факт пересылки отправления будет невозможно.

Рассмотрим на примере, как оформить опись на фирменном бланке компании.

В верхней части листа нужно проставить полное наименование организации, регистрационные коды ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, сведения о банковском счете.

Затем посередине листа нужно указать наименование бланка – «Опись вложения».

После этого в формате списка нужно перечислить все декларации, которые находятся в конверте. Это выполняется в формате: налоговая декларация по (наименование налога) за (название периода) на (число страниц в декларации цифрами и прописью) — (число экземпляров).

После завершения перечисления свои подписи с расшифровками должны поставить руководитель и главный бухгалтер.

Что будет, когда письмо поступит в налоговую после установленного срока сдачи отчетности

Если декларация доставляется с использованием почтового отправления, то по НК, днем ее приема считается дата, в которую она была отправлена. Причем это правило работает до 24:00 того дня, какой определен как крайний для сдачи данного вида деклараций.

Тем не менее если штраф субъекту все же был выписан, то доказывать свою невиновность ему придется только с помощью судебного разбирательства.

Чем можно подтвердить сдачу отчетности

НК требует, чтобы при доставке декларации при использовании почтовой службы, в конверт необходимо вложить опись вложения на почтовом бланке. В ней будет указано, какие именно документы находились в нем на момент отправления, а значит при помощи ее также можно будет установить факт отправки именно данной декларации. Просто из квитанции о приеме письма к пересылке сведений о его содержимом узнать нельзя.

Кроме этого в правилах оказания почтовых услуг сказано, что опись также считается свидетельством заключения соглашения на их оказание между отправителем и почтовой службой.

До того, как опись будет запечатана в конверте, почтовый сотрудник должен сличить оба экземпляра между собой, а также сравнить указанное в ней с вложением в конверт, после этого на каждой описи ставится штемпель.

При этом та опись, которая останется на руках, благодаря этому штемпелю может считаться подтверждением подачи отправления в закрепленный срок, даже при потере квитанции. Однако иногда во время судебных разбирательств, суд не соглашается с этим, считая что подтвердить отправку может только сама квитанция.

Если инспекция не получила отправленную декларацию, по этой причине была произведена блокировка счета, субъекту нужно будет предоставить:

  • Копию отправленной декларации;
  • Имеющуюся опись со штемпелем;
  • Квитанцию о приеме отправления.

Как поставить отметку налоговой на сданном отчете о приеме

Если отчетность была предоставлена в ФНС по почте, то налогоплательщик может обратиться в налоговую, где он зарегистрирован для проставления на бумажной копии отметки о сдаче. Помимо отчетности заявителю необходимо предоставить письменную просьбу об этом. Такое разъяснение дал МИНФИН в письме N 03-02-08/80449 от 4 декабря 2017 г.

Сдача налоговой отчетности по почте

Способы сдачи налоговой отчетности

Законодательством Российской Федерации предусмотрены следующие способы сдачи налоговых деклараций (расчетов):

  • в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
  • на бумажных носителях.

В первом случае, юридическое лицо обязано сдавать налоговую отчетность только в электронном виде, если:

  • если среднесписочная численность сотрудников превышает 100 человек (в действующей организации – за предыдущий год, во вновь созданной (реорганизованной) организации – в месяце создания (реорганизации));
  • независимо от численности, если такая обязанность прямо предусмотрена положениями второй части Налогового кодекса по конкретному налогу. С 2014 года обязанность представления налоговых деклараций только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предусмотрена в отношении НДС независимо от численности (п. 5 ст. 174 НК РФ);
  • если организация признается крупнейшим налогоплательщиком.

В остальных случаях организация вправе сдавать отчетность как на бумаге (например, через уполномоченного представителя организации или по почте), так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Такой порядок следует из положений пункта 3 и абзаца 1 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Одновременная подача налоговой отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и на бумаге законодательством не предусмотрена (ст. 80 НК РФ, письмо Минфина России от 26 марта 2010 г. № 03-02-07/1-130).

Требования к бумажной налоговой отчетности

Все формы налоговой отчетности в настоящее время приспособлены для считывания информации с помощью сканеров (являются машинно-ориентированными). В связи с этим к бумажным бланкам предъявляются дополнительные требования. В частности:

  • бланк должен быть напечатан на бумаге формата А4;
  • ширина полей не должна превышать допустимые пределы. Например, для книжной формы бланка ширина левого поля должна быть от 5 до 30 мм, а верхнего, нижнего и правого – не менее 5 мм;
  • информация должна быть только с одной стороны листа;
  • текст должен быть напечатан только черным цветом, шрифт – Times New Roman или Arial;
  • размер шрифта для наименования формы документа, ее разделов и подразделов – высотой 11 или 10 пунктов, для текстовых фрагментов – высотой 9 пунктов;
  • межстрочный интервал – одинарный;
  • бланк должен содержать штриховой код и т. д.

Такой порядок предусмотрен Стандартом форм документов, утвержденным приказом ФНС России от 6 июля 2017 № ММВ-7-17/535. Поэтому, если организация сдает декларации на бланках, размноженных на копировальной технике, этот порядок нужно соблюдать.

ВИДЫ ОТЧЕТНОСТИ

Сведения о численности, среднесписочная численность

До 20 января текущего года все организации обязаны подать в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о среднесписочной численности сотрудников за прошлый год. Вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать сведения о среднесписочной численности не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации).

Для представления сведений используйте форму, утвержденную приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Рекомендации по порядку заполнения этой формы доведены письмом ФНС России от 26 марта 2007 г. № ЧД-6-25/353.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

По неработающим фирмам можно сдать единую упрощенную декларацию

Отчитаться по итогам квартала при помощи такой декларацию (Приложение № 1 к Приказу Минфина от 10.07.2007 № 62н) могут те налогоплательщики, у которых за налоговый период не было движения денег на счетах в банках и в кассе, а также объектов налогообложения ни по одному из налогов.

Декларация представляется в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства физического лица, не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшими кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

Упрощенная Декларация представляется на бумажном носителе или в “электронном виде”. Она может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

Читайте также:  Что делать после аннулирования РВП

При отправке декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.

Подача единой декларации – право, а не обязанность. Если хотите, можете вместо нее сдать нулевые декларации по каждому из ваших налогов, которые требуют отчета по окончании очередного квартала или года.

Как сдать налоговую отчетность организации с обособленными подразделениями.

Если за прошлый год среднесписочная численность сотрудников в каждом обособленном подразделении – меньше 100 человек, а в головном отделении – больше 100 человек, то независимо от численности сотрудников в обособленных подразделениях любая организация, среднесписочная численность которой за предыдущий год превысила 100 человек, должна представлять налоговую отчетность в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Причем как по местонахождению головного отделения организации, так и по местонахождению каждого обособленного подразделения (кроме крупнейших налогоплательщиков). Особые правила могут быть установлены лишь для тех организаций, информация о которых является государственной тайной. Это следует из положений пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

В какую налоговую инспекцию нужно представлять налоговую отчетность организациям, которые отнесены к категории крупнейших налогоплательщиков. Организация имеет обособленные подразделения

Налоговую отчетность обособленных подразделений представляйте в межрегиональные инспекции по крупнейшим налогоплательщикам, где состоит на учете головное отделение организации (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом в декларациях (расчетах) обособленных подразделений указываются их собственные КПП.

Ответственность за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности

За неправильный выбор установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение согласно статьи 119.1 Налогового кодекса РФ.

Несвоевременная подача сведений о среднесписочной численности сотрудников является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Размер штрафа по статье 126 НК РФ составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, за несвоевременную подачу сведений по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Как сдать налоговую отчетность по почте, дата сдачи отчетности

Одним из способов представления налоговой отчетности является ее пересылка в инспекцию по почте.

Дата сдачи налоговой отчетности по почте

При использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки . Дату сдачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

основным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя, выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие отправку и доставку отчетности в инспекцию.

Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ

Составьте опись в двух экземплярах и подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

Пример описи вложения при отправке налоговой декларации по почте

ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ

1. Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость за I квартал 2015 года на
5 (пяти) страницах – 1 экземпляр.

2. Налоговая декларация по ЕНВД за I квартал 2015 года на 4 (четырех) страницах –
1 экземпляр.

Директор «Альфы» _____________ А.В. Иванов
17.04.2015

Главный бухгалтер _____________ А.С. Петрова
17.04.2015

Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки отчетности можно с помощью разных документов.

Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом . Заказные и ценные письма являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.

Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.

Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 10 Правил, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234.

Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет. Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно . За дополнительную плату можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.

Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.

Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной форме. Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в налоговую инспекцию, организации не удастся.

Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом . Преимущество такого почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.

Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель, имеющий доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию.

Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с описью вложений (абз. 23 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями.

Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.

Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ. Это неправомерно.

Опись вложений при отправлении декларации 3-НДФЛ по почте

Когда отправляете декларацию о доходах по почте, приложите такую опись. Опись вложения составьте в двух экземплярах. Один экземпляр перешлите вместе с документами в налоговую инспекцию. Другой – с проставленным на нем почтовым штемпелем оставьте у себя.

Дату подачи декларации определите по почтовому штемпелю. Декларация признаетс я сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Составьте заявление на имя руководителя налоговой инспекции.

ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ

1. Налоговая декларация 3-НДФЛ за 2016 год на 8 (восьми) страницах – 1 экземпляр.

2. Копия справки о доходах по форме 2-НДФЛ на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.

3. Заявление на возврат НДФЛ, излишне удержанного работодателем в связи с предоставлением имущественного вычета с начала года, на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.

Отметка о получении декларации при отправке почтой

По просьбе организации налоговая инспекция обязана проставить на копии налоговой декларации отметку о ее получении, если оригинал отправлен почтой. Отказ от проставления такой отметки неправомерен независимо от способа подачи декларации.

Налогоплательщик отправил бумажную декларацию по почте. Может ли он обратиться в налоговый орган с просьбой проставить отметку о приеме оригинала декларации на ее копии? Да, может, считают в Минфине. Но для этого необходимо составить соответствующий письменный запрос. Подробности — в письме ведомства от 04.12.17 № 03-02-08/80449. Это следует также из положений пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Такую же позицию подтверждает ВАС РФ в решении от 14 июля 2011 г. № ВАС-5591/11.

В пункте 204 Административного регламента ФНС России (утв. приказом Минфина от 02.07.12 № 99н) оговорено, что при представлении налоговых деклараций по почте, должностное лицо налогового органа проставляет на титульном листе каждой налоговой декларации дату ее направления заявителем и дату ее поступления в налоговую инспекцию. А для того, чтобы получить отметку на копии декларации, оригинал которой был отправлен по почте, налогоплательщик должен составить соответствующий письменный запрос и представить его в инспекцию ФНС России по месту своего учета.

Налоговая инспекция приостановить операции по расчетному счету, если посчитает, что декларация, отправленная по почте, не представлена

Законодательство позволяет налоговым инспекциям приостанавливать операции по расчетным счетам в тех случаях, когда организация не представляет налоговую отчетность. Счет может быть заблокирован не ранее чем через 10 рабочих дней после того, как истек установленный срок подачи декларации по тому или иному налогу. Это следует из положений пункта 6 статьи 6.1 и пункта 3 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

О приостановке расчетных операций налоговая инспекция обязана сообщить организации, выслав ей копию решения по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3 октября 2012 г. № ММВ-7-8/662. Копия решения должна быть вручена представителю организации под расписку или отправлена по почте с уведомлением о вручении. Такой порядок предусмотрен в абзаце 5 пункта 4 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

Если декларация была отправлена своевременно, но организация получила копию решения о приостановке расчетных операций, предъявите в инспекцию:

  • копию декларации;
  • опись вложения;
  • уведомление о вручении или почтовую квитанцию.

Проследите, чтобы в каждом из этих документов была указана дата составления. После того как документы, подтверждающие своевременность представления декларации, предъявлены, инспекция обязана разблокировать расчетный счет в течение одного операционного дня (абз. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

  1. Сроки сдачи отчетности в ЭЛЕКТРОННОМ виде
    Приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.
  2. Какой ШТРАФ за несвоевременную сдачу ДЕКЛАРАЦИИ, БАЛАНСА
    Какой штраф грозит за несвоевременную сдачу декларации по: налогу на прибыль, НДС, УСН, ЕНВД, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ – ПФ РФ, соцстрах – ФСС РФ.

Здравствуйте. Нужен текст формулировки. Но судя по вашим данным, декларацию нужно было зарегистрировать в 2016 г., потому налогоплательщик заявление о возврате налога НДФЛ имеет право подать в течение трех лет со дня уплаты налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). А в 2017 году прошли 3 года.
См. . ссылка

Здравствуйте. Электронно сдают ВСЕ организации только НДС. Другие декларации электронно сдают только при численности 25 и более человек.Подробнее см. . ссылка
В остальных случаях можно сдать отчетность по почте. Её пока никто не отменял! В налоговой часто работают люди, которые не знают вообще законов. Пользуясь служебным положением, “наезжают” на людей.
Причем тут банк? Банку декларации не нужны. Про законность бумажной отчетности написана эта статья, прочитайте её внимательнее.

Не заем. Не отправляли. Что за страна, где об описи ничего не слышали и штампов нет? Даже в Африке сейчас сии “причендалы” есть. Отправляйте тогда на свой страх и риск.

Добрый день! СЗВ-М не может быть пустым! Его либо отправляют заполненным, либо не отправляют вообще. Один человек – директор – обязательно должен быть. . ссылка

Добрый день! Налоговая работает с декларациями, а не с конвертом письма. Обязательно! приложите туда опись вложений, где укажите ИП такой-то, ИНН такой то, декларация такая-то за такой-то период. Один экземпляр описи будет в письме, другой у вас. Если что, то разберетесь.

Налоги и Право

повышение юридических знаний

Подтверждение отправки документов

В случае отправки документа по почте подтвердить отправку возможно: по почтовому штемпелю, проставленному на конверте; по почтовому штемпелю, проставленному на описи вложения; почтовой квитанцией о приеме заказного письма. Отправка документов по каналам электронной связи можно подтвердить: формируемым специализированным оператором связи или инспекцией электронным документом; подтверждением о получении документа; квитанцией о приеме документа.

Согласно статье 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме вместе с документами, которые должны прилагаться к налоговой декларации (расчету). Налогоплательщики вправе представить документы, которые в соответствии с НК РФ должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронной форме.

При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки (ст.80 НК РФ).

Вместе с тем, полный перечень документов, которыми можно подтердить почтовую отправку в законодательстве отсутствует.

В Постановлении ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А40/9406-07 по делу N А40-70124/06- 114-463 суд пришел к выводу о том, что отправку подтверждает почтовая квитанция о приеме заказного письма. Своевременным представлением налоговой декларации по почте является ее сдача на почту до 24 часов последнего дня срока. Своевременная подача декларации подтверждается почтовой квитанцией о приеме заказного письма, а не календарным штемпелем на конверте.

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 10.09.2007 N Ф04-6097/2007(37903-А81-34) по делу N А81-2017/2006 в качестве подтверждающего документа суд принял реестр налоговой отчетности. Суд установил, что дата календарного штемпеля на конверте проставлена неверно. Фактическую дату отправки декларации суд определил по представленной налогоплательщиком почтовой квитанции и реестру налоговой отчетности.

Также в качестве подтверждения может использоваться опись вложения с отметкой почтового отделения. В Постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2008 N КА-А40/1740-08 по делу N А40-31485/07-117-183 суд пришел к выводу о том, что компания подтвердила своевременное отправление декларации описью вложения с отметкой отделения связи о принятии почтового отправления.

Кроме того, компания может использовать подтверждение оператора, в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения. В Постановлении ФАС Центрального округа от 20.01.2010 по делу N А48-3286/2009 суд пришел к выводу о неправомерном привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение срока представления декларации, признав, что декларация в электронном виде представлена своевременно. Данный вывод суд сделал, основываясь в том числе на «подтверждении оператора», в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения.

Если уведомление об отправке корреспонденции не сохранить, то такое отправку письма или документации подтвердить будет нельзя. В качестве примера можно назвать Постановление ФАС Поволжского округа от 22.08.2013 по делу N А55-35672/2012. В данном решении суд указал, что документов, подтверждающих, что данное уведомление имеет отношение к направлению ответчику письма представлено не было.

Но судебная практика в отношении подтверждения отправки документов противоречива. В некоторых случаях суды поддерживают компании в случае, если из копий почтовых квитанций и реестра почтовых отправлений невозможно установить, что конкретное требование направлено конкретному налогоплательщику (Постановления ФАС Московского от 28.06.2012 N А40-118754/11-116-321 и Центрального от 26.07.2011 N А35-9210/2010 округов). Или же если в реестре отсутствует штрихкодовый идентификатор (Постановление ФАС Московского округа от 20.01.2011 N КА-А41/17022-10).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об электронной подписи»).

Читайте также:  Раздел доли в ООО при разводе

Начиная с 1 января 2014 г. плательщики НДС (в том числе являющиеся налоговыми агентами) обязаны представлять декларации по данному налогу только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (абз. 1 п. 5 ст. 174 НК РФ). На основании письма от 18.02.2014 N ГД-4-3/2712 налоговое ведомство также сообщило, что декларацию по НДС в электронной форме нужно подавать начиная с отчетности за I квартал 2014 г.

В случае отправки декларации в электронном виде подтверждением отправки будут являться следующие документы. Приказом ФНС России от 30 января 2012 г. N ММВ-7-6/36@ были установлены форматы следующих документов, подтверждающих отправку электронного документа:

— информационное сообщение об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;

— извещение о получении электронного документа;

— подтверждение даты отправки документа;

— подтверждение даты получения документа;

— уведомление об уточнении электронного документа.

Отправка налоговой отчетности по почте

Дату подачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

По просьбе организации налоговая инспекция обязана проставить на копии налоговой декларации отметку о ее получении, если оригинал отправлен почтой. Отказ от проставления такой отметки неправомерен независимо от способа подачи декларации. Это следует из положений пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Правомерность такой позиции подтверждает ВАС РФ в решении от 14 июля 2011 г. № ВАС-5591/11.

Основным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя, выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие отправку и доставку отчетности в инспекцию.

Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки отчетности можно с помощью разных документов.

Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом. Заказные и ценные письма являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.

Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.

Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.

Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет. Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно. За дополнительную плату можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.

Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.

Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной форме. Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в налоговую инспекцию, организации не удастся.

Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом. Преимущество такого почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.

Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель, имеющий доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию. О порядке оформления таких доверенностей см. Как сдать налоговую отчетность лично инспектору.

Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с описью вложений (абз. 24 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 16 марта 2010 г. № ММ-7-6/120). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 марта 2008 г. № А56-5297/2007, Северо-Кавказского округа от 8 августа 2007 г. № Ф08-4979/2007-1910А, Восточно-Сибирского округа от 10 июня 2008 г. № А19-17988/07-18-Ф02-2081/08 и Поволжского округа от 6 мая 2008 г. № А12-15036/07).

Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.

Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.

Отстаивать свою позицию налогоплательщику придется в арбитраже. Судьи подтверждают неправомерность подобного подхода (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. № А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08, Уральского округа от 2 июня 2005 г. № Ф09-2371/05-С1, Северо-Западного округа от 5 июля 2005 г. № А05-2558/05-12 и Северо-Кавказского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф08-1294/2006-561А).

Декларация – почтой: не все так просто.

“Налог на прибыль: учет доходов и расходов”, 2011, N 6

В силу ст. 119 НК РФ непредставление налоговой декларации налогоплательщиком в установленный законодательством о налогах и сборах срок в налоговый орган по месту учета влечет взыскание штрафа в размере 5% неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основании этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб.

Нередко налогоплательщик не может представить декларацию лично или передать по телекоммуникационным каналам связи. Чтобы избежать указанных санкций, ему не остается иного пути, как только направить декларацию в налоговый орган по почте. В связи с этим возникают различные споры по поводу соблюдения сроков представления декларации в контролирующий орган. Какие? Об этом читайте в данной статье.

Критерий для определения факта подачи декларации, направленной по почте

Пунктом 4 ст. 80 НК РФ предусмотрено, что налоговая декларация может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган следующими способами: лично или через представителя; направлена в виде почтового отправления с описью вложения; передана по телекоммуникационным каналам связи. При отправке налоговой декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

К сведению. Блок-схема последовательности действий при приеме налоговой декларации (расчета), представленной налогоплательщиком в инспекцию ФНС по почте, приведена в Приложении N 11-2 к Административному регламенту ФНС по исполнению государственной функции по бесплатному информированию налогоплательщиков .

Утвержден Приказом Минфина России от 18.01.2008 N 9н.

Отметим, что НК РФ не содержит определения понятия почтового отправления с описью вложения.

В силу п. 1 ст. 11 НК РФ понятия, термины иных отраслей права, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ “О почтовой связи” почтовые отправления – адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры; письменная корреспонденция – простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли и мелкие пакеты.

Согласно п. п. 2, 12, 32 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221 (далее – Правила N 221), категория почтового отправления – совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное).

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

а) простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;

б) регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

При приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода).

Таким образом, подтверждать факт подачи деклараций, направленных по почте, будет почтовая квитанция и именно она служит доказательством исполнения обязанности налогоплательщика по своевременному представлению декларации.

Опись вложения

Для направления декларации в налоговый орган посредством почты налогоплательщику требуется избрать такой вид почтового отправления, для которого предусмотрена опись вложения. В связи с этим обращаем внимание читателя на следующие моменты.

Во-первых, перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, определяется операторами почтовой связи (п. 12 Правил N 221). Например, у оператора почтовой связи ФГУП “Почта России” в перечень почтовых отправлений, предусматривающих опись вложения, входят письма с объявленной ценностью (ценные письма). Что касается заказных писем, они в указанный перечень не входят.

Таким образом, если налогоплательщик решит направить корреспонденцию через любое отделение связи ФГУП “Почта России” заказным письмом (в том числе в налоговый орган), то даже “по просьбе трудящихся” у него на руках не останется описи вложения с оттиском календарного штемпеля за подписью работника почты, удостоверяющей соответствие отправляемой корреспонденции подготовленной описи, поскольку данная процедура не предусмотрена в правилах, применяемых данным оператором.

Во-вторых, потребуется заполнить бланк формы 107 “Опись” . Как показала практика, при заполнении описи указанной формы не всегда помещается весь перечень документов, направляемых в налоговый орган. Поэтому некоторые налогоплательщики самостоятельно изготавливают бланк описи по аналогии с формой описи оператора связи и направляют его в налоговый орган письмом вместе с налоговой декларацией, не подозревая, что использование своего бланка может послужить поводом для предъявления претензий со стороны налоговых органов, считающих, что опись должна быть оформлена по форме, используемой оператором почтовой связи.

Бланк формы 107 приведен на сайте ФГУП “Почта России” в разделе “Образцы сопроводительных документов”.

В таком случае нужно иметь в виду, что подготовленная организацией опись, не соответствующая описи вложения в ценное письмо, применяемой предприятиями почтовой связи, не лишается доказательственной силы, если содержит сведения о документе, подлежащем пересылке ценным письмом, календарный штемпель отделения связи, заверенный отметкой (подписью) работника отделения связи. Такой вывод, в частности, следует из Постановления ФАС СЗО от 25.03.2008 N А56-5297/2007 .

Определением ВАС РФ от 29.07.2008 N 9375/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

К сведению. Допускается самостоятельное изготовление следующих форм бланков при условии заключения договора на оказание услуг почтовой связи с обязательным согласованием макета бланков во ФГУП “Почта России” или в его филиалах:

  • опись вложения (форма 107);
  • уведомление о вручении (форма 119).

Утрата квитанции

Квитанция, как и любой другой документ, может быть утеряна. В этом случае развитие событий может происходить по двум сценариям – в зависимости от того, получена декларация налоговым органом или нет.

Корреспонденция получена

Обычно в такой ситуации спор возникает в отношении соблюдения сроков, установленных налоговым законодательством. При утрате почтовой квитанции подтверждением факта своевременного направления декларации может служить опись вложений в ценное письмо, содержащая оттиск почтового штемпеля и дату отправки. Такой вывод следует из Определения ВАС РФ от 06.09.2010 N ВАС-12112/10.

Корреспонденция не получена

В данной ситуации, по мнению автора, опись вложения не является достаточным доказательством отправки адресату почтовой корреспонденции в отсутствие квитанции как основного документа, подтверждающего оплату услуг органа почтовой связи и передачу регистрируемого ценного письма на отправку. Поясним.

В соответствии с абз. 2 п. 32 Правил N 221 при приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция , на лицевой стороне которой указывается дата принятия почтового отправления. Таким образом, законодателем предусмотрены лишь два документа, подтверждающие дату отправки (дату сдачи в отделение связи) почтовой корреспонденции, – квитанция с оттиском клише контрольно-кассовой машины или квитанция, заполненная вручную.

Приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н “Об утверждении бланков строгой отчетности” утвержден бланк квитанции в приеме почтовых отправлений (форма N 1 по ОКУД 0752003).

Кроме того, технология почтовой пересылки подразумевает присвоение регистрируемым почтовым отправлениям уникального почтового идентификатора. На каждом этапе пересылки информация почтового идентификатора заносится в единую систему учета и контроля, благодаря чему возможно отследить прохождение почтового отправления через Интернет на официальном сайте Почты России (www.russianpost.ru). Почтовый идентификатор находится в чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления, а также на конверте.

С учетом изложенного можно сделать вывод, что при отсутствии квитанции или конверта, в котором доставляется корреспонденция до адресата, не представляется возможным по описи (пусть даже с оттиском штемпеля) проверить факт отправки письма. К аналогичному выводу, в частности, пришли арбитры в Постановлении ФАС МО от 12.02.2010 N КА-А40/14262-09.

Вместе с тем неполучение налоговым органом налоговой декларации, направленной по почте, с учетом подтверждения налогоплательщиком факта ее отправки не может служить основанием для привлечения последнего к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ. Так, в Постановлении от 08.10.2010 N А32-43900/2009-51/788 ФАС СКО пришел к выводу о том, что представленные налогоплательщиком в материалы дела документы – почтовая квитанция и опись вложения в конверт – в силу п. 4 ст. 80 НК РФ являются необходимыми и достаточными документами в целях подтверждения направления налогоплательщиком декларации в адрес налогового органа.

Квитанция заполняется почтовым работником, а опись вложения оформляется отправителем. Важно, чтобы в наименовании получателя на этих двух документах не было разночтений, поскольку опись не содержит номера почтовой квитанции либо иных отметок, подтверждающих ее принадлежность к данной квитанции. Иными словами, неправильное указание адресата на одном из документов (описи или квитанции) может лишить их доказательной силы по факту направления декларации почтой. Данный вывод следует из Постановления ФАС ЗСО от 14.07.2009 N Ф04-3345/2009(10298-А45-4).

Доверенность на представление налоговой отчетности

Если налоговая декларация подписана представителем налогоплательщика, позаботьтесь о том, чтобы в налоговом органе была доверенность на представление налоговой отчетности в налоговую инспекцию. Если такой доверенности в налоговом органе нет, ее надо вложить в ценное письмо и включить в опись. Отсутствие доверенности может стать основанием для непринятия декларации на бумажном носителе, поскольку налоговый орган сочтет неподтвержденными полномочия лица, направившего ее почтой, и, как следствие, основанием для вынесения решения о привлечении к ответственности за непредставление в установленный срок налоговой декларации (Постановление ФАС МО от 20.10.2009 N КА-А40/10210-09).

В заключение отметим следующее. В большинстве случаев при возникновении спорных ситуаций в отношении соблюдения сроков представления декларации в налоговый орган суды принимают решения в пользу налогоплательщиков. Однако не проще ли выполнить требования налогового законодательства с первого раза? В рассматриваемом случае для этого потребуется направить налоговую декларацию почтой надлежащим образом – ценным письмом с описью вложения, а для пущей подстраховки (чего НК РФ не требует) уплатите оператору связи еще и за услугу уведомления в том, что корреспонденция получена.

Оцените статью
Добавить комментарий